通过本环节的学习，了解企业采购环节的主要业务内容、业务流程和应留下的业务痕迹，熟悉企业采购环节缺失内控后容易产生的企业所得税常规风险和重大风险，掌握采购环节内控薄弱点的查找思路以及相应的重大税收风险防控措施。

　　采购既是企业实物流、劳务流、服务流的重要组成部分，也与企业资金流密切相关。采购是企业组织生产和销售产品、提供劳务(服务)的前提，直接影响产品、劳务、服务成本，对销售定价有着重要影响，同时也直接影响着企业的现金流量和经营成果。本章以物资(实物)采购为例分析企业所得税风险的识别与应对。考虑到企业税收风险控制岗可能单设或兼设，故书中统一表述为财税岗。

　　采购物资的途径、质量和价格、供应商的选择、合同的谈签、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购业务流程中蕴含着极大的风险。

　　一、业务内容

　　一般来说，采购环节主要是由请购与采购、验收及入库、会计信息确认和付款及对账四大部分构成。

　　(一)请购与采购

　　企业物资需求部门按照企业采购管理制度提出请购申请，采购部门根据请购需求和库存仓储情况选择供应商组织货源，经授权人员依合同管理制度与供应商签订采购合同。大宗物资和零星物资采购应有不同的采购程序、采购标准和采购价格确定程序。

　　(二)验收与入库

　　由物资需求部门、采购部门、仓储部门等共同组织验收。专门的验收人员根据批准的订单、合同、装箱单等采购文件核对货物品名、规格、数量、质量等，开具验收单或检验报告。仓储部门检验实物、核对相关单据无误后按照连续编号的入库单签收入库，登记存货实物账(仓库台账)，如发现问题则办理退货事宜。

　　(三)会计信息确认

　　财税部门接到经审核确认的验收单、运货单、采购合同、供应商发票等后进行账务处理，记录资产和负债。财税部门还须定期核对采购部门提供的供应商对账单，保证应付账款及时清理，避免信用损失。

　　(四)付款及对账

　　财税部门按照货币资金管理制度编制付款凭单，按合同规定办理款项预付、支付余款等业务，登记银行存款日记账或冲销负债，发生退货后及时组织货款回收。

　　在采购业务流程中，财税部门的主要岗位职责包括：采购申请签批后的请购单等单据需要由会计部门专人审核;正式记录采购业务、支付货款之前，各相关部门应将发票、运费收据、代扣代收税款、入库单及购销合同、请购单等原始凭证传递至会计部门进行审查、核对;支付货款时，会计部门应根据付款凭证登记有关日记账或根据借项通知等核对签批后的发货票、验收入库单、请购单确认债务;确定各单据内容一致、手续清晰、责任明确后进行采购业务的会计记录。企业如有专门的税务岗，应做好税务岗和财务岗的采购业务单证衔接和信息核对工作。

　　二、业务流程

　　采购业务的完整流程一般涉及：编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制、采购后评估等环节。

　　(一)提出请购

　　大多数企业对正常经营所需物资的购买均作一般授权，但对资本支出和租赁合同，企业内控制度则通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。一般由仓库管理人员负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入采购清单的项目编制请购单。每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。

　　(二)编制订购单

　　采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源，对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价的方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的控制。

　　订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号并经过授权的采购人员签名。订购单正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。

　　(三)选择供应商

　　按企业制度规定需要采用招标方式确定境内外供应商的，应采用招标方式。不需要采用招标方式的，由采购部门或其指定的单位或部门确定意向供应商，按照采购物资性质和金额的不同，由相应的权限机构对选定的意向供应商进行审批。采购合同的控制点详见合同部分。

　　采购部门应会同相关部门建立供应商审查制度，定期对供应商进行资格审查，建立并及时更新供应商信息库。

　　(四)验收及储存

　　1.验收移交。有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。

　　(1)使用部门、采购部门和采购管理人员对材料物资进行验收，并由验收人员出具一式多联预先编号的验收单作为验收和检验商品的依据;验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。

　　(2)申请部门经办人员对在一定金额以下的零星采购，且经批准由申请部门直接采购和使用的物资进行验收，并在相关的发票等凭证上签字。

　　(3)如果签订包工包料类型的维修合同，只需要对维修结果进行验收。验收工作由运行维护部门组织完成，出具验收报告并由相关人员签字确认。

　　2.储存保管。验收人员将采购物资送交仓库或其他请购部门时，应取得经过对方签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立对方保管责任。将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和商品物资被盗用的风险。存放物资的仓储区应相对独立，具备存储条件并限制无关人员接近。

　　(五)编制付款凭单

　　记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。这项功能的控制点包括：

　　1.确定供应商发票的内容与相关的订购单、验收单的一致性。

　　2.确定供应商发票价税金额计算的正确性。

　　3.编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证。

　　4.独立检查付款凭单计算的正确性。

　　5.在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。

　　企业被授权人员须在凭单上签字，以示批准财税部门照此凭单要求付款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。

　　(六)记录资产负债

　　1.仓储部门记录。仓库管理人员填制连续编号的入库单，并根据入库单登记库存实物账。

　　2.财税部门记录。仓储部门将已批准的未付款凭单送达会计部门，财务人员按照入库单、相关合同及发票编制有关记账凭证并登记有关账簿。

　　3.应付账款确认与记录部门记录。记录部门有责任核查购置的资产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录(会计负责往来账项明细账)。应付账款确认与记录人员可以是会计，或其他部门人员。此环节的一项重要控制是要求记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。

　　4.相关凭证。恰当的凭证、记录与恰当的记账手续，对业绩的独立考核和应付账款职能而言是必不可少的控制。根据企业纳税人身份、采购商品来源及用途的不同，会取得不同种类的税前扣除凭证，采购业务的一个重要税收风险点就是能否及时取得合法合规的货物、劳务或服务发票，此项风险会同时影响货劳税和企业所得税。

　　5.审核监督。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性，通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。而独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总数是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。税务内控或风险管理人员应独立检查采购业务涉税票据与合同、内部台账、账证记录及纳税申报等的一致性。

　　(七)付款及记录

　　应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。采购经办人员在填制付款通知书时应确定相关合同、订货单、入库单、验收单、发票中的品种、数量、规格和金额一致;由本部门及相关管理部门负责人或其授权人审批付款通知书;财税部门负责人或授权人员审核付款通知书，确认原始凭证金额无误且手续齐全;付款后的原始凭证上加盖“收讫”章以避免重复付款。根据款项支付方式的不同，财税部门登记银行存款日记账、准确核算“预付账款”和“应付账款”等明细记录。

　　(八)期末对账

　　财税部门在期末与有频繁往来交易或有较大应付款余额的供应商进行书面对账，并将书面对账证据妥善保存;对账如存在差异，应由财税部门会同相关部门起草差异分析报告，上交部门负责人审批;审批通过后，财税部门按审批意见进行会计处理，税务岗人员按审批意见进行税务处理，并将已审批的差异分析报告留档备查。

　　三、关键单据及记录

　　在ERP或SAP等系统中，本环节部分凭证和记录根据信息技术特点会被重新设计，通过采用适合系统特点的形式，简捷、高效地达成各种凭证和记录保存的目的。

　　(一)采购合同

　　如采购一般商品，交易双方已达成长期合作关系，会就采购框架性问题签订年度合作协议，实际交易时依据具体订单操作即可;如采购特殊商品，交易各方会依法签订协商一致后的交易合同及后续补充合同，明确交易各方在采购业务中的权利和责任。

　　(二)订购单

　　在年度框架合同的基础上，日常交易过程中对具体的单笔或短期内的集中交易以订单的方式确定具体交易内容、数量、价格、交货日期等。订单具备法律属性，通过银行开具银行承兑汇票需提供订单和发票等以证明交易的真实性。企业可以通过采购人员或其他途径，采用向现有及潜在的供应商询价等方式，确定采购交易订单。

　　(三)验收单

　　该类单据视交易双方约定的运输方式的不同可能有多种形式，或是供应商发货单其中的一联，或单独设计，或由采购方提供。对于需要安装的采购物资，因工艺复杂、风险程度高等因素，故除协议、提货单、发票等常规单据外，采购方签收回执也是重要的交易确认依据之一。

　　(四)采购发票

　　符合《中华人民共和国发票管理办法》的采购发票是国家现行税制中控制税源的主要工具之一，发票同时具备税务属性和会计属性，构成了采购交易财税处理的重要原始凭证。企业应及时关注我国“营改增”进程中的财税处理及税务发票的变化对企业经营带来的影响和潜在风险。

　　(五)借项通知单

　　借项通知单是一种用来表示由于退货或经供应商批准的折让而引起的应付购货款减少的凭证。财税部门依据该通知单调整库存记录、应付账款或办理货款回收等手续。

　　(六)会计明细账

　　1.商品采购明细账，通常记载和反映不同类别产品、劳务或服务的不含税采购总额。

　　2.应交税费——应交增值税明细账，核算企业采购时的增值税进项税额、增值税进项税额转出等内容。

　　3.库存现金日记账，记录各种现金收入和支出的日记账。

　　4.银行存款日记账，记录预付账款的收回、应付账款的减少及银行存款收入和支出的日记账。

　　5.应付(预付)账款明细账，该明细账的余额合计数应与其总账的余额相等。

　　(七)内部明细账表

　　1.内部台账。采购台账是依据内部采购通知单和提货单核对无误后，由采购部门记录的采购业务登记表;仓库台账是由仓储部门对实物和单据审核无误后根据入库单进行连续登记的账目。

　　2.应付账款明细表。应付账款明细表是采购部门记录的每个供应商每笔赊购业务的明细表，该明细表应定期与财税部门核对一致，对外与客户作为对账的复查依据。

　　3.客户对账单。客户对账单即应付账款对账单，一般按月寄送给客户，是用于购销双方定期核对的账目。

　　至于采购业务涉及的企业各核算期的财务报表和纳税申报期的增值税申报表、企业所得税申报表等资料应由财税岗位人员依职责要求留存备查。